Häufige Fragen beim Auslagern der Buchhaltung

Egal ob kleines oder mittleres Unternehmen. Eine
Buchhaltung auszulagern ist ein strategisch wichtiger
Entscheid. Doch egal wie man es dreht. Es macht in den
allermeisten fällen Sinn und rechnet sich. Dank durchdachter Arbeitsteilung und viel Automatisation.

Antworten für Leute, die
rechnen wollen.

Ist das alles bezahlbar?

Es kostet dich unter dem Strich klar weniger, als wenn Du die Buchhaltung selber machst. Dazu muss man jedoch unbedingt eine Vollkostenrechnung machen: Wenn Du selber buchst, wird dein Treuhänder die Buchhaltung in der Regel einer intensiven Prüfung unterziehen, bevor er der Qualität deiner Arbeit genügend vertraut. Denn er muss basierend auf deinen Daten den Abschluss erstellen.

Je nachdem, wieviel Kontroll- und Korrektur-Aufwand anfällt, ist der Treuhänder bei der Abschlusserstellung und Steuererklärung günstiger oder teurer. Wenn wir uns jedoch mit unseren Treuhand-Kollegen austauschen, berichten sie wiederkehrend von derselben Erfahrung: Oftmals wäre es günstiger gewesen, wenn der Treuhänder die Buchhaltung von Beginn weg selber geführt hätte. Du solltest ausserdem daran denken, dass deine Stunden ebenfalls etwas kosten, ebenso Software und Unterhalt. Es ist wirtschaftlich interessanter, wenn Du Umsatz statt Buchhaltung machst.

Wenn ich einen Beleg eingescannt und erfasst habe, kann ich ihn dann wegwerfen?

Das Gesetz verpflichtet Dich, viele Unterlagen bis zu 10 Jahren aufzubewahren. Bis runter zum Kassenbeleg. Das kann ganz schön Platz in Anspruch nehmen und ist zeitaufwändig. Wir empfehlen Dir, die Belege in den ersten drei Monaten sicherheitshalber aufzubewahren, bis Du unserem System voll vertraust. Danach kannst Du sie vernichten.

Und wenn ich mal einen alten Beleg oder eine Akte benötige?

Nichts einfacher als das! Die letzte AHV Rechnung, der Wartungsvertrag für den Drucker, die Lieferantenrechnung vom letzten Juli: Dank der Volltextsuche kannst Du sogar nach dem Artikel auf einer Rechnung suchen – auch wenn Du dich nicht mal mehr an den Namen des Lieferanten erinnerst. Diese Abfrage kannst Du von irgendwoher starten. Einfach den Browser öffnen und dich in das gesicherte Portal einloggen. Dort findest Du sämtliche erfassten Dauerakten.

Wo und wie werden unsere Daten aufbewahrt?

Unsere Server stehen in der Schweiz. Und wir garantieren Dir eine sogenannt «revisionsichere Aufbewahrung». Der Begriff orientiert sich am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente. Das ist vom Schweizer OR so gefordert. Auch unsere IT-Systeme erfüllen die Anforderungen des Gesetzgebers. Dir spart es teure Infrastruktur, Lizenzkosten und eine zuverlässige Backup-Strategie.

Wir haben verschiedene Abteilungen, welche Rechnungen erst freigeben und auch später Zugriff auf Belege haben müssen. Funktioniert das?

Ja. Wir können jederzeit individuelle Workflows und Berechtigungen abbilden. Jeder Nutzer kann und sieht nur soviel wie erforderlich. Beispielsweise kann ein Abteilungsleiter Belege erfassen. Ein anderer muss diese jedoch noch visieren. Unsere Software kann solche Prozesse perfekt abbilden. Hierzu ist es jedoch notwendig, dass wir vorab gemeinsam ein Konzept entwickeln.

Muss ich eine Software installieren?

Ja. Es handelt sich um die Software zur Erfassung der Belege. Ein einfaches Programm, welches einmalig installiert werden muss.

Buchhaltung macht mir Spass. Warum soll ich sie delegieren und Kontrolle abgeben?

Selbst wenn Du ein Buchhaltungskurs gemacht hast: Zwischen Theorie und Praxis besteht ein grosser Unterschied, gerade in der Buchhaltung. Auch wenn das Wissen über “Soll” und “Haben” die Grundvoraussetzung ist, sich an eine Buchhaltung zu wagen, bringt die blosse Theorie wenig. Denn Du musst dich ausserdem noch in eine Buchhaltungssoftware einarbeiten. Dazu kommen weitere Aufgaben wie eine korrekt ausgefüllte Mehrwertsteuer-Erklärung. Klar, das kann man lernen. Aber Fehler bezahlt man unter Umständen sehr teuer.

Es ist produktiver, wenn Du dich voll und ganz auf deine Kunden, den Umsatz, den Aufbau des Geschäfts und deine guten Ideen konzentrierst, statt Belege abtippst. Du kannst dabei viel besser dein volles Potential ausschöpfen.

Deine Konkurrenz schläft übrigens auch nicht und lauert nur darauf, dich zu überholen und deine Kunden zu gewinnen. Kümmere dich also besser um das, was Du besser kannst als alle anderen. Bedenke: Deinen Wettbewerbsvorteil baust Du nicht mit deiner Buchhaltung auf.

Falls ich trotzdem die Buchhaltung selber übernehme, wieviel Zeit muss ich einrechnen?

Das lässt sich pauschal nicht sagen. Aber es gibt einige grundsätzliche Aufgaben, an die man oft nicht denkt: Buchhaltung zu machen bedeutet nämlich nicht bloss, Belege einzutippen, sondern auch Konten abzustimmen, die Zahlungen per E-Banking erstellen, eingegangene Zahlungen zu verbuchen, die Qualität zu überprüfen und das MWST Formular korrekt auszufüllen. Gerade wenn die Buchhaltung mal nicht aufgeht (was leider meistens nicht auf Anhieb der Fall ist), beginnt die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Dabei können schnell einmal ein paar Stunden drauf gehen.

Dazu gesellt sich die ganze Administration bei Personalwechsel, der Unterhalt von Software, die physische Ablage der Belege und Rechnungen, Fahrten zum Treuhänder, Zwischenabschlüsse u.v.m. Wir können diesen Aufwand dank Automatisierung und Auslagerung deutlich reduzieren!

Meine Firma kann sich einen Buchhalter leisten. Warum also delegieren?

Eine eigene Buchhalterin oder ein Buchhalter ist sicher eine Lösung. Doch diese Person arbeiten dann meist alleine innerhalb Eures Unternehmens. Die Auslastung kann dabei stark variieren. Was passiert bei Krankheit, Unfall, Militär oder Schwangerschaft? Oder bei einem Stellenwechsel? Bleibt das dann wieder an Dir hängen? Oder arbeitest Du eine neue Person ein? Hast Du genügend Fachkenntnis, damit Du die Arbeit dieser Person überprüfen und sie führen kannst?

Wenn Du die Buchführung im eigenen Unternehmen haben willst, dann brauchst Du dazu ausserdem eine Software. Ob die Software-Lizenz nun teuer oder günstiger ist, ob Du diese in monatlichen Raten oder in einer einmaligen Lizenz oder ob Du jährliche Wartungskosten bezahlst – die Einführung der Software wird teuer – so oder so. Du musst die Software installieren, Updates installieren, auf deine Bedürfnisse anpassen und parametrisieren. Du musst die Funktionen der Software im Detail kennen lernen, damit Du sinnvoll und verlässlich damit arbeiten kannst.

Der Clou: Grösster Kostenfaktor ist nicht unbedingt die Software-Lizenz, sondern die Zeit für Installation und Unterhalt. Noch viel teurer ist die Anwendung der Software: Du oder dein Buchhalter müssen selber buchen!

Was passiert bei all den Gesetzesänderungen oder bei einer Anpassung der MwSt.?

Sehr gute Frage. Ein Beispiel dazu: Die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV brachte in den letzten Jahren mehr als 20 Broschüren heraus – notabene nur zum Thema Mehrwertsteuer! Jede dieser Broschüren ist zwischen 20 und 200 Seiten stark.

Dazu gesellen sich weitere Themen, welches für die ordentliche Führung einer Buchhaltung erforderlich sind: Steuern, Sozialversicherungen, Bilanzierungsregelungen u.v.m. Auch diese verändern sich ständig. Es gehört zu unseren Kernaufgaben, diese Regeln zu kennen und uns ständig weiterzubilden.

Die Antwort auf deine Frage: Wir kümmern uns um all die Neuerungen. Du darfst von uns nicht weniger als eine state-of-the-art Buchhaltung erwarten. Denn genau dafür sind wir da. Guter Nebeneffekt: Wir schützen wir dich wirksam vor Unkenntnis – welche im Dschungel der ständigen Regulierung rasch zu erheblichen finanziellen und unternehmerischen Risiken führen kann.

Was kostet es denn ganz konkret?

Bei uns gibt's keine Lösung aus der Kiste. Stattdessen möchten wir Dir eine Plattform bieten, die GENAU auf dein Unternehmen passt. Deshalb laden wir Dich ein, dass Du uns deine Situation kurz vorstellst. Dann liefern wir Dir eine präzise Preisangabe.

Damit Du trotzdem eine ungefähre Idee kriegst: Unsere Leistung beginnt bei ca. CHF 4'000.– pro Jahr. Darin enthalten ist deine gesamte Buchhaltung, Löhne, Steuern sowie der Jahresabschluss.

Idealerweise bereitest Du dich kurz auf das Gespräch vor. Folgende Angaben helfen uns, ein genaues Bild zu erhalten. 

  • Umsatz
  • Anzahl Debitoren pro Jahr
  • Anzahl Kreditoren pro Jahr
  • Kreditkarte / Anzahl Transaktionen
  • Anzahl Bankkonti
  • Anzahl Angestellte (Stunden- und Monatslohn)
  • Anzahl Seiten Hauptbuch (falls vorhanden)

Hallo! Mein Name ist Mario Sigg. Ich bin für alle deine Fragen da. Als Mitentwickler von Ruepp Digital kann ich Dir aufzeigen, wie Du das volle Potential für deine Firma rausholen kannst.

Adresse

RUEPP & Partner AG
Birkenstrasse 47
6343 Rotkreuz

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